6 regras para tornar sua reunião mais eficaz

6 regras para tornar sua reunião mais eficaz

A reunião é parte fundamental da dinâmica empresarial. Mas, com certeza, você já participou de uma onde nada era decidido ou alguma tão enfadonha que ficava difícil controlar o sono. Essa atividade, se mal usada, pode até diminuir a produtividade.

Afinal, o tempo da reunião poderia servir para atividades mais produtivas e o abuso no número de encontros demonstra erros na gestão corporativa. Por isso, reunimos seis dicas para tornar as reuniões mais produtivas (e até mais curtas):


1) Acabe com as preliminares

Esse é um costume brasileiro, ligado à socialização. No começo da reunião, antes de se tratar dos assuntos pautados, perguntamos como está a família, o que há de novo na vida dos participantes, batemos papo para descontrair.

Em outros países do mundo, principalmente nos Estados Unidos e Inglaterra, hora de reunião é hora de reunião. As conversas paralelas ficam para depois. Isso pode parecer ruim para nossa cultura, mas retoma o foco do encontro e economiza um tempo precioso.


2) Envie uma pré-tarefa

Antes da reunião, enviar a pauta dos assuntos a serem tratados ajuda bastante. Melhor ainda é mandar a apresentação a ser mostrada na reunião. Isso evita ficar explicando, slide a slide, e você pode detalhar melhor o assunto.

Chegar preparado é essencial. Ao invés de fazer uma reunião para montar um brainstorm, por exemplo, peça aos participantes para que tragam rascunhadas algumas ideias. Isso facilita a interação inicial e, novamente, economiza tempo.


3) Atenha-se ao tempo estipulado

Reunião tem hora para começar, mas muita gente esquece que também tem hora para terminar. Por isso, gerenciar a duração dos tópicos é essencial. Obviamente, um ou outro assunto pode se estender, mas é preciso compensar para não deixar o encontro enfadonho e/ou improdutivo.


4) Evite interrupções

Ter um local apropriado para reuniões evita boa parte dos aborrecimentos com interrupções, como um telefone ou e-mail para desviar a atenção. Aliás, tenha uma política definida: caso não seja estritamente necessário, deixe para olhar o celular e as mensagens para depois do encontro. O foco torna a reunião mais eficaz e rápida.


5) Fuja de armadilhas

Algumas empresas escolhem reuniões em lugares inusitados, como restaurantes. A não ser em casos muito específicos, esse tipo de local é contraprodutivo, devido ao número de distrações. O dia da semana e o horário do encontro também influenciam no produto final.

Por exemplo: uma reunião segunda de manhã, antes de qualquer atividade, ou na sexta-feira no fim do expediente pode roubar a atenção dos participantes. Uma por ser algo “pesado” logo na primeira hora de trabalho da semana e a outra pela ansiedade em voltar logo para casa.


6) Compile as decisões

Conseguir se adequar e fazer uma reunião focada, efetiva e com bom uso do tempo é difícil. Mas, se sua equipe conseguir isso, não se esqueça de resumir em um documento simples o que foi decidido e quais as próximas atividades.

Pode parecer banal, mas fazer isso evita esquecimentos e o agendamento de novos encontros para discutir algo que já foi falado em outra reunião.


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